Gründe für die Missachtung von Compliance-Richtlinien bei Expansionsprojekten

Wir haben es immer wieder erlebt: Ein Unternehmen versucht, seinen Expansionsprozess zu beschleunigen, und entscheidet sich dafür, einen lokalen Mitarbeiter über die Zentrale einzustellen oder dieselbe ERP-Software (Enterprise Resource Planning) zu verwenden, die es auch in anderen Ländern einsetzt, und gerät so in Konflikt mit den gesetzlichen Auflagen. Dies führt oft zu einer schlechten Reputation, noch bevor das Geschäft überhaupt eröffnet wurde, zu Geldstrafen und einer ganzen Reihe weiterer Probleme, die es dann zu lösen gilt.

Compliance-Verstöße können das Ausmaß von international berüchtigten Vertuschungen in Höhe von 150 Milliarden Dollar erreichen, aber es kann sich auch um kleine Fehler handeln, die im Laufe der Zeit begangen wurden, weil Führungskräfte nicht alle rechtlichen Anforderungen im Blick hatten. Allein die Compliance-Verstöße von Finanzinstituten beliefen sich im Jahr 2020 auf 10,4 Milliarden Dollar. Um zu verhindern, dass Sie ebenfalls zu dieser Summe beitragen müssen, gibt es zwei wichtige Schritte, die Ihr Unternehmen ergreifen kann.

Prozesse und Prozessdokumente

Der wichtigste Schritt zur Gewährleistung der Rechtskonformität besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über effiziente und detaillierte Prozesse und Prozessdokumente verfügt. Compliance ist von zentraler Bedeutung, und um dies zu gewährleisten, müssen die richtigen Prozesse implementiert sein.

Zu geeigneten Prozessen gehören gut dokumentierte Zuständigkeiten und Rollen sowie eine gründliche und genaue Datendokumentation, ohne die viele Probleme entstehen können. Wie wir alle wissen, ist die Implementierung von Back-End-Prozessen wesentlich arbeits- und zeitaufwändiger.

Gute Prozesse verbessern auch den Datenschutz und die Cybersicherheit. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über eigene Daten oder über die Daten von Kunden verfügt, ist die Cybersicherheit ein wichtiges Thema. Da internationale Unternehmen immer mehr Daten grenzüberschreitend, weltweit und lokal übermitteln, müssen Firmen über Prozesse verfügen, um mit den Sicherheitsstandards Schritt zu halten, und gleichzeitig für den Fall eines Angriffs gerüstet sein.

Oft haben Unternehmen kein Problem mit der betriebswirtschaftlichen Ebene, wenn sie auf eine Expansion zusteuern. Dennoch sind die zugrunde liegenden Prozesse häufig nicht standardisiert genug, um mit den schnellen Veränderungen während der Erweiterung zurechtzukommen. Bevor ein Unternehmen in ein neues Land expandiert, muss es die bestehenden Prozesse vollständig verstehen und eventuelle Schwachstellen aufdecken.

Auf der Grundlage dieser Strukturen ist es wichtig, die richtige Technologie oder das richtige ERP zu wählen, um diese Maßnahmen zu unterstützen und zu ergänzen, damit es nicht zu Compliance-Problemen kommt. Ein einfacher "Lift-and-Shift"-Ansatz wird beim Umzug von einem Land in ein anderes nicht ausreichen, da sich die Rechtsvorschriften von Land zu Land stark unterscheiden können. Selbst wenn Sie über ein hervorragendes Compliance-System und -Prozesse am Hauptsitz verfügen, bedeutet dies nicht, dass Sie sich am neuen Standort nicht anpassen müssen.

Um diese Komplexität zu bewältigen, ist es von entscheidender Bedeutung, mit Fachleuten auf diesem Gebiet zusammenzuarbeiten und sich für unterstützende Technologien zu entscheiden, die einen reibungslosen Übergang ermöglichen.

Die richtige unterstützende Technologie

Die ständigen Veränderungen im Bereich der Compliance (E-Filing, E-Taxing, E-Audit, vorgelagerte Steuerverwaltung) zeigen, wie wichtig es ist, ein ERP-System einzusetzen, das die richtigen Prozesse unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten abbildet.

Viele Länder haben eigene Vorschriften für ERP-Systeme. Portugal akzeptiert nur ERP-Systeme, die von der Regierung zertifiziert wurden. Die Konformitätsvorschriften der asiatisch-pazifischen Märkte sind sehr komplex, aber auch in ihrer geografischen Vielfalt kompliziert. Überall auf der Welt werden die Compliance-Regelungen immer unübersichtlicher.

Außerdem wird heute mehr denn je eine größere finanzielle Transparenz verlangt und Unternehmen müssen den lokalen Behörden immer häufiger Bericht erstatten. Mit der richtigen unterstützenden ERP-Technologie können Übertragungen und Offenlegungen gegenüber Behörden zu einem reibungslosen Prozess werden. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein kompatibles ERP-System.

Entscheiden Sie sich bereits jetzt für die richtige ERP-Lösung, damit Sie sich während der Umstrukturierung auf Ihr Geschäft konzentrieren können und sich nicht um die Einhaltung von Vorschriften sorgen müssen. Die Zusammenarbeit mit einem ERP-Partner wie be one solutions kann Ihnen den meisten, wenn nicht sogar allen Ärger bei der Expansion an einen neuen Standort ersparen. Treffen Sie von Anfang an die richtigen Entscheidungen, damit Ihr Geschäft nicht an Compliance-Verstößen scheitert.