Wie be one solutions Japan und CIT Zeit und Raum für die Einführung von SAP Business One ERP überwinden konnten

Da kein Bedarf für den Umfang von S/4HANA bestand, stellte SAP Business One die optimale Lösung dar.

Die Entscheidung stand fest und fiel auf SAP Business One. Nachdem Themen wie die Systemanforderungen und die Betriebsgröße mit der Zentrale abgestimmt worden waren, verlief der Prozess reibungslos und schnell und führte schließlich zu einer konzernweiten Entscheidung für die Einführung eines SAP-Systems.

Herr Kawamata blickt zurück und erläutert die Situation: "Natürlich haben wir uns S/4HANA angeschaut, aber das war einfach zu viel für unsere Bedürfnisse. Der nächste Schritt war dann, andere SAP-ERP-Produkte zu prüfen, und da SAP Business One zu unserem Unternehmen passte und mit anderen Konzerngesellschaften gut funktioniert hatte, war die Entscheidung naheliegend. Eine weitere Überlegung war, dass wir bei einer zukünftigen Migration auf S/4HANA ein reibungsloses Upgrade durchführen könnten, was ebenfalls für die Entscheidung sprach."

Die eigentliche Einführung wurde von be one solutions Japan durchgeführt, das CIT von SAP vorgestellt wurde. Obwohl die CIT-Führungskräfte nicht die Absicht hatten, eine Entscheidung allein auf der Grundlage eines ersten Treffens zu fällen, beeindruckte das Team von be one solutions Japan nicht nur mit seinem fundierten Wissen über die technischen Fragen und den Implementierungsprozess, sondern auch mit der umsichtigen Darstellung des Konzepts und der damit verbundenen Informationen. Weitere wichtige Faktoren, die für eine erfolgreiche Einführung berücksichtigt werden mussten, waren die geringe Mitarbeiterzahl von CIT und die Tatsache, dass das Unternehmen seinen Sitz in den Vereinigten Staaten hat. Nach einer umfassenden Bewertung war CIT davon überzeugt, dass be one solutions Japan die perfekte Wahl sein würde.

So konnte be one solutions Japan das Rollout-Projekt mit einem kleinen Team erfolgreich aus der Ferne durchführen

Sowohl Herr Kawamata als auch Herr Koizumi sind sich einig, dass das Einführungsprojekt unter wirklich bemerkenswerten Umständen stattfand. Obwohl es erst Ende letzten Jahres begann, wurde der gesamte Prozess äußerst professionell abgewickelt und in nur sieben Monaten von Grund auf neu aufgesetzt und in Betrieb genommen.

Das erste Bemerkenswerte an diesem Projekt ist, dass es ausschließlich aus der Ferne durchgeführt wurde. Zwei Gründe waren dafür ausschlaggebend: erstens natürlich die COVID-Pandemie und zweitens die große Entfernung zwischen den USA und Japan. Nimmt man den Zeitunterschied und die Tatsache hinzu, dass nur ein kleines Team beteiligt war, erscheint der bemerkenswerte Prozess der Einführung noch erstaunlicher, vor allem angesichts eines so erfolgreichen Ergebnisses. Bei näherer Betrachtung haben sich all diese scheinbar negativen Aspekte in Wirklichkeit als Vorteile erwiesen. Da das CIT-Team nur aus vier Personen bestand, die alle tagsüber regulären Aufgaben nachgingen, erleichterte die gemeinsame Arbeit an dem Projekt außerhalb der Geschäftszeiten die Koordinierung. Außerdem bedeutete das Zusammenkommen nach den Geschäftszeiten, dass die ERP-Einführung zu einer Zeit besprochen werden konnte, die zufällig mit dem Beginn des japanischen Arbeitstages zusammenfiel. Auf diese Weise konnten sowohl die US-amerikanischen als auch die japanischen Teams von den Remote-Aspekten des Projekts profitieren. Diskussionen und Probleme wurden per Bildschirmfreigabe gelöst, und alles verlief reibungslos und kooperativ - nicht trotz, sondern gerade wegen der Remote-Arbeitsumgebung! Es ist nur schwer zu glauben, wie wenig Probleme auftraten, meint das CIT-Team.

In Bezug auf die Infrastruktur wurde eine cloudbasierte Lösung als optimal erachtet. Für kleine Unternehmen ist dies die beste Option, da andernfalls ein spezielles IT-Personal erforderlich wäre, was für eine kleinere Organisation nur schwer zu realisieren ist. Da die Nutzung der Cloud einfacher und weniger arbeitsintensiv ist, erwies sich dieser Ansatz als effektiv, insbesondere wenn man berücksichtigt, dass die Einführung aus der Ferne erfolgen musste. Neben der Cloud benötigte CIT auch einen zentralen Ansprechpartner, und einer der Gründe für die Wahl von be one solutions Japan war, dass das Unternehmen alle Aspekte der Einführung anbieten und unterstützen konnte - ein Umstand, für den CIT sehr dankbar war. Darüber hinaus übernahm be one solutions Japan auch Aufgaben wie die Migration von Stammdaten und die Erstellung von Layouts - Arbeiten, die normalerweise vom Kunden selbst durchgeführt werden. Da Herr Kawamata mit dem ERP-Implementierungsprozess bereits vertraut war, konnte er nachvollziehen, wie viel be one solutions Japan in das Projekt einbrachte, und zeigte sich beeindruckt von der Qualität der Lösung.

Herr Koizumi ergänzte: "Ich muss auch sagen, dass be one solutions Japan alle unsere Fragen sehr schnell, sorgfältig und genau beantwortet hat, sowohl in der Vorbereitungsphase als auch nach der Inbetriebnahme, und dass ihre Wartungsleistungen erstklassig sind. Ich vertraue ihnen voll und ganz."

Die Benutzerfreundlichkeit von SAP Business One und die nachhaltige Unterstützung durch be one solutions Japan

Die Einführung von SAP Business One brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Arbeiten und Informationen im Zusammenhang mit der Produktion oder dem Versand, die mit Buchhaltungssoftware oder Excel einfach nicht möglich waren, wurden plötzlich leicht zugänglich und konnten problemlos geteilt werden. Da es sich nicht um ein großes ERP-System wie S/4HANA handelt und für kleine Unternehmen konzipiert ist, hat sich SAP Business One als flexibel und benutzerfreundlich erwiesen.

Selbst Funktionen wie Unterschriften werden jetzt mit SAP Business One erledigt. Andere Bereiche wie die Rechnungsprüfung und die internen Kontrollen sind ebenfalls äußerst robust und die Mitarbeiter sind mehr als zufrieden. Herr Kawamata äußerte sich wie folgt:

"Obwohl ich der einzige von uns vier mit ERP-Erfahrung war und wir mit einer grundlegenden Einführung bis hin zum Rollout beginnen mussten, sind wir jetzt alle erfahrene Anwender. SAP Business One ist einfach fantastisch und wir sind be one solutions Japan zu großem Dank verpflichtet."

Seit September 2021 finden wöchentlich Treffen mit be one solutions Japan statt. Und auch wenn CIT noch nicht in den vollen Betrieb übergegangen ist, schätzt das CIT-Team die hervorragende Unterstützung und das eingehende Verständnis von be one solutions Japan sehr.

Die bestehende und weiterhin erfolgreiche Partnerschaft zwischen CIT und be one solutions Japan

Die letzte Frage bezog sich auf Herrn Kawamatas Eindrücke von be one solutions Japan und SAP Business One.

"Wenn Sie mich oder jeden anderen hier fragen, halten wir SAP Business One für nichts geringeres als ein ganzheitliches ERP. Und obwohl das Hauptsystem unserer Gruppe S/4HANA ist, denke ich, dass Business One für ein kleineres Unternehmen wie unseres die ideale Lösung darstellt, und wir können be one solutions Japan nicht genug danken."

Mit Blick auf den nächsten Geschäftszyklus hat CIT einige Systemaktualisierungen für das Jahresende sowie einige andere kurzfristige Projekte geplant. Daher ist eine Zusammenarbeit mit be one solutions Japan sowohl kurzfristig als auch für die weitere Zukunft angedacht.