La société ABLIC Corporation et son implantation réussie de SAP Business One : une étude de cas

Utilisation de SAP Business One comme une plateforme stratégique intégrée pour l'analyse des données comptables des opérations à l'étranger.

Pour les entreprises internationales qui envisagent des stratégies d'expansion et de croissance, il est essentiel d'intégrer et de gérer efficacement les informations commerciales clés de leurs activités à l'étranger. Dans ce contexte, ABLIC - un fabricant spécialisé dans les semi-conducteurs analogiques de pointe qui, depuis qu'il a été séparé de Seiko Instruments, s'est frayé un chemin nouveau et passionnant - ne fait pas exception. En intégrant SAP Business One à ses opérations à l'étranger, ABLIC a progressé de manière significative, constatant des améliorations rapides et substantielles dans les domaines clés de la gouvernance, des prévisions commerciales, de la réduction des charges opérationnelles et de l'amélioration des coûts.

L'indépendance commerciale favorisant l'intégration des systèmes logiciels

ABLIC Corporation est devenue une entité commerciale indépendante en 2016 après une longue et fructueuse collaboration avec Seiko Instruments. Pendant les années Seiko, ABLIC a contribué avec succès au développement et à la fabrication de semi-conducteurs analogiques en tant que branche de R&D pour les circuits intégrés CMOS, en mettant l'accent sur les montres à quartz. Depuis lors, ABLIC s'est spécialisée dans les technologies de haute qualité, sûres et sécurisées qui soutiennent des produits innovants et opportuns dans des secteurs aussi divers que l'automobile, les smartphones et les appareils médicaux.

En tant que société nouvellement indépendante, ABLIC a été obligée d'abandonner le système de gestion de Seiko et d'introduire le sien. En même temps, comme plusieurs sociétés de vente associées à l'étranger étudiaient leurs besoins particuliers en matière de systèmes, la décision de les intégrer était essentielle. Avec le recul, Masako Kumada, Manager of Information Systems, section II, du Information Systems Department d'ABLIC, a déclaré ceci :

Notre objectif était d'intégrer chaque système dans un ensemble plus vaste. Nous voulions une meilleure gouvernance pour l'ensemble du groupe, ainsi qu'un renforcement de l'efficacité opérationnelle et une meilleure structure de coûts. Du point de vue de la direction, l'objectif n'était pas simplement de disposer d'un nouveau système, mais d'un système capable de revoir et de reconstruire totalement l'infrastructure de données.

Le processus s'est déroulé de la manière suivante : tout d'abord, le département des systèmes d'information a proposé des objectifs et des concepts à la fois à la direction générale et à chaque unité opérationnelle afin d'en souligner les mérites et de dégager un consensus interne. Pour ce faire, il était fondamental de fournir une vue d'ensemble qui comprenne non seulement le logiciel de base, mais aussi des éléments tels que les systèmes tertiaires, la logistique et les environnements d'exploitation. Il était également important d'inclure les bureaux et succursales à l'étranger dans l'équation afin de garantir l'unification mondial du système. Après délibération et réflexion, le Conseil de gestion stratégique a approuvé la proposition et le projet de renouvellement du système a ainsi été lancé.

Critères de sélection des fournisseurs : une expérience mondiale et des capacités de support exceptionnelles.

La construction du nouveau système a commencé par la sélection d'un certain nombre de processus comptables vitaux (tels que la comptabilité financière/de gestion, la budgétisation et la gestion AR/AP) dans le système de gestion des commandes COSMOS existant, puis leur utilisation dans un nouveau logiciel ERP capable de s'intégrer aux systèmes utilisés par les filiales étrangères d'ABLIC. Bien qu'ABLIC soit désormais une société indépendante, la décision a été prise de continuer à utiliser COSMOS pour le placement des commandes et de le relier à un produit ERP. En ce qui concerne le choix de l'ERP et en raison des opérations à l'étranger, les supports multilingues et multidevises ont été un facteur clé. Il était tout aussi important, en raison des contraintes de temps et des échéances de l'entreprise, que l'implémentation soit aussi simple et transparente que possible.

L'étape suivante a consisté à évaluer les produits ERP concurrents de plusieurs fournisseurs. Mais, parmi tous les progiciels disponibles, seul SAP ERP et celui d'un autre grand fournisseur répondaient aux exigences mondiales particulières d'ABLIC. Cela a toutefois posé un problème intrinsèque, dans la mesure où les deux offres étaient surdimensionnées pour les partenaires étrangers d'ABLIC. Après avoir entendu parler de SAP Business One et en avoir discuté avec différents fournisseurs en relation avec SAP Business One, les problèmes sont toutefois restés du côté des fournisseurs. Beaucoup d'entre eux n'avaient que peu d'expérience du travail à l'échelle mondiale ou de la satisfaction des besoins de support des entreprises européennes et asiatiques, à moins de faire appel à un consultant japonais. Mais, au fur et à mesure que ce processus laborieux se déroulait, il est apparu que be one solutions était clairement la meilleure solution et est donc devenu le nouveau partenaire de confiance d'ABLIC.

Mme Kumada a aussi ajouté :

Nous avons choisi be one solutions pour de multiples raisons. Premièrement, ils ont fait leurs preuves en matière de déploiement et d'intégration de systèmes dans le monde entier et, deuxièmement, ils ont des consultants dans tous ces endroits. De cette façon, nous avons accès à un support direct partout où nous opérons. Troisièmement, be one solutions Japan est en mesure d'assurer pour nous la liaison avec tous ses homologues internationaux afin que nous puissions gérer les choses depuis le Japon de manière plus fluide et centralisée. Sans be one solutions, la mise en œuvre des systèmes aurait dû se faire pays par pays - ce qui est loin de notre objectif initial et de notre politique d'intégration totale des systèmes.

La stabilité et la facilité d'utilisation sont bien notées par le personnel étranger

La première implémentation de SAP Business One a été réalisée simultanément dans trois entreprises cibles à Hong Kong, à Taiwan et aux États-Unis. Pour minimiser la confusion, un plan d'implementation en deux étapes a d'abord défini les exigences communes à chacune des trois entreprises avant de personnaliser les ajouts pour chaque pays.

Dans la mesure où l'équipe locale de Hong Kong était à la fois compétente et importante, elle a pris la tête du développement du modèle pour le déploiement dans les trois pays. Les templates complétés ont ensuite été transmis à Taïwan et aux États-Unis.

Mme Kumada a ajouté : Nos calculs ont montré qu'un déploiement de trois mois semblait faisable pour chacune des trois opérations, et le calendrier n'a heureusement pas été trop lourd. Bien entendu, nous sommes restés en contact permanent pendant cette période par vidéoconférence et, grâce aux efforts de chaque équipe locale, les travaux se sont déroulés comme prévu. De plus, be one solutions a apporté son aide de plusieurs manières. Premièrement, parce qu'ils avaient efficacement pré-communiqué nos politiques décidées au Japon à leurs consultants dans chaque pays, le travail était uniforme et cohérent. Ensuite, comme le responsable régional de be one solutions à Hong Kong supervisait le tout, le travail s'est une fois de plus déroulé sans encombre. Cela a été extrêmement profitable, aussi.

Le résultat est que toutes ces opérations à l'étranger ont été mises en service simultanément et dans les délais prévus en avril 2017. Depuis qu'une nouvelle activité à Shenzen, en Chine, a également été ajoutée au dispositif et a été mise en ligne à l'automne 2018, ABLIC peut désormais se targuer d'avoir quatre sites à l'étranger utilisant ce système. En outre, 18 mois après son introduction, les avantages de SAP Business One sont déjà évidents. Mme Kumada a ajouté :

Le plus important est que nous pouvons mener nos opérations à l'étranger sans avoir recours à des spécialistes en IT. Le système est si facile à comprendre et à utiliser que, même en cas de changement d'utilisateur ou d'opérateur, la nouvelle personne peut se mettre immédiatement au travail.

Tant à Hong Kong qu'aux États-Unis, où le système précédent était SAP ERP, SAP Business One a obtenu de très bonnes notes, notamment pour sa facilité d'utilisation. À Taïwan, où les produits ERP locaux étaient autrefois très répandus, le personnel local s'est montré très élogieux et enthousiaste quant au bon fonctionnement de SAP Business One.

Utilisation d'une plate-forme de données stratégiques pour favoriser l'amélioration de la qualité

Le passage à SAP Business One a non seulement tenu ses promesses, mais a également engendré d'autres avantages inattendus.

Mme Kumada, du Information Systems Department, a déclaré ce qui suit :

'Comme notre service comptable au Japon a un accès direct à toutes les données comptables générées par nos entreprises à l'étranger, il nous est possible d'évaluer les situations locales en temps réel et de fournir un soutien, une gouvernance ou tout ce qui est nécessaire.'

En outre, le bureau japonais n'est pas le seul à générer de nouvelles idées ; plus le personnel à l'étranger utilise SAP Business One, plus il voit de possibilités. Selon Mme Kumada, cela a incité l'entreprise à réévaluer la possibilité d'utiliser SAP Business One et les données qu'il produit à des fins plus stratégiques.

Si, évidemment, nous ne pouvons pas minimiser l'importance du déploiement de nouveaux systèmes dans des pays comme la Corée et l'Allemagne, nous devons également nous concentrer sur l'amélioration actuelle et continue de la qualité, dans la mesure où cela est possible grâce au type de données globales que nous générons à partir de sources variées et de perspectives différentes.

Un autre facteur qu'il ne faut pas oublier est la difficulté pour un marché ou une activité étrangère de comprendre exactement ce qui se passe ailleurs.

Comme l'explique Mme Kumada :

Notre véritable objectif est de développer un système qui facilite le partage et l'échange de données entre la direction et le personnel sur le terrain et d'utiliser SAP Business One comme une sorte de "passerelle d'information" pour nos entreprises à l'étranger.

Avec une telle vision prospective et globale, il est clair que les plans futurs d'ABLIC en matière d'utilisation stratégique des données méritent d'être suivis.