Comment les templates peuvent aider votre entreprise à s'aligner sur les différents niveaux de conformité ?

La conformité peut être décrite comme un état d'alignement et de respect des règles et des normes d'une organisation ou d'un secteur donné. Il est important pour toute entreprise de rester conforme, et c'est souvent un point central pour les multinationales. En effet, outre les exigences de conformité internes et sectorielles, le fait d'opérer dans un nouveau pays entraîne souvent un nouvel ensemble d'exigences spécifiques. La suite ERP de SAP est conçue pour supporter 180 exigences spécifiques aux pays et aux régions. Cependant, la manière dont votre infrastructure ERP est implémenté joue un rôle important dans la rationalisation et l'efficacité de votre programme de conformité d'entreprise.

Pour la plupart des entreprises, rester en conformité est un bon moyen d'éviter de perdre une grande partie de leurs bénéfices annuels en raison d'amendes coûteuses. Cependant, il existe plusieurs autres avantages que vous pouvez tirer de la conformité, en particulier avec une stratégie ERP 2 Tier reposant sur des templates. Pour mieux comprendre ces avantages, il faut d'abord connaître les différents niveaux de conformité.

Les différents niveaux de conformité lors de la gestion d'une multinationale

Lorsque nous parlons de conformité dans le contexte d'une entreprise mondiale, il existe trois niveaux qui doivent être pris en considération ;

La conformité locale, qui est souvent spécifique aux pays dans lesquels les filiales sont établies.
La conformité globale, qui est spécifique au pays dans lequel se trouve le siège social. Par exemple, les règles comptables de consolidation telles que les États-Unis (GAAP, SOX, etc.)
La conformité interne, qui n'est pas mandatée par le siège social ou la filiale, mais constitue plutôt un ensemble de directives internes pour toutes les entités, établies par l'entreprise. Exemples : La complexité des mots de passe des utilisateurs, le code de conduite des employés, l'utilisation des actifs, etc.

Contrairement à la première, qui est exclusivement destinée à un usage interne, la conformité globale peut parfois être destinée à un usage externe, par les fournisseurs par exemple. Une approche reposant sur des templates s'avère généralement utile pour les deux derniers niveaux de conformité, car il s'agit souvent d'exigences universelles, avec quelques changements en fonction du pays, contrairement au premier niveau qui varie fortement selon les pays.

Comment l'implémentation d'un ERP reposant sur des templates peut-elle aider à prévenir les erreurs de conformité et quels autres avantages offre-t-elle ? Continuez à lire pour le découvrir !

Comment une implémentation d'un ERP reposant sur des templates aide à la conformité

Comme le souligne à juste titre Olli Kylänpää, notre Regional Director pour la région APAC, la diligence raisonnable exige des entreprises qu'elles examinent et vérifient minutieusement leurs clients et fournisseurs lors de leur inscription. Il n'est pas rare que l'on prenne en considération les listes noires de ces entreprises, l'exactitude de leurs finances et plusieurs autres facteurs.

En termes de conformité interne, un modèle peut contribuer à empêcher les transactions avec des entreprises non autorisées, comme c'est le cas pour LORD, qui dispose d'un processus de vérification établi, supporté par une stratégie ERP à 2 Tier reposant sur des templates.

"Dans ce contexte, disposer d'un template empêchant la création de clients ou de fournisseurs signifie que les filiales ne peuvent pas effectuer de transactions avec des clients ou des fournisseurs qui n'ont pas été correctement contrôlés. Cela facilite déjà grandement la conformité interne. Un exemple de conformité globale, qui vise l'extérieur et est stipulée par le siège social, est bien sûr satisfait par les exigences du plan comptable et les pratiques comptables qui doivent être suivies lors de la création et de la consolidation des entrées dans SAP Business One. Cela crée une uniformité dans les états financiers mensuels, ce qui est indispensable pour les audits et les transactions externes", ajoute Olli.

Cohérence et efficacité grâce à la bonne approche ERP

Pour la plupart des sociétés cotées, des audits externes sont attendus. Ils sont souvent précédés d'audits internes rigoureux visant à améliorer les opérations et à préparer les audits externes. Ce qui distingue une entreprise appliquant une stratégie ERP reposant sur des templates des autres, c'est la facilité avec laquelle les anomalies sont repérées et corrigées, au niveau régional et mondial.

En effet, en l'absence d'un template cohérent, les différents pays présentent souvent des résultats différents et, par conséquent, des défis différents. Pour un responsable de pays traitant d'un seul audit, effectuer les changements nécessaires peut sembler simple. Cependant, pour un responsable régional supervisant plusieurs pays, comme Eddy Chan, Head of IT - Parker LORD Asia Pacific,, une variation dans l'effort de correction nécessaire pour améliorer les choses pourrait signifier l'arrêt ou le ralentissement d'autres projets à valeur ajoutée.

"L'existence de ces templates permet de mettre en place des processus, des preuves et des documents cohérents pour la conformité dans des domaines tels que les audits SOX, le contrôle de l'accès des utilisateurs, le contrôle des changements et d'autres contrôles comme la sauvegarde, l'accès physique aux serveurs, etc. Si vous avez le même template et la même façon de faire les choses, au lieu d'implémenter 10 changements différents, vous allez simplement implémenter les mêmes changements dans 10 pays différents."

Choisir le bon partenaire SAP pour votre implémentation d'un ERP 2 Tier

Si les exigences de conformité locales sont généralement spécifiques à chaque pays et varient considérablement, le choix du bon partenaire d'implémentation SAP est souvent la clé pour rester en phase.

be one solutions est un partenaire mondial, avec des connaissances locales dans 60 pays, ayant implémenté dans le monde entier au cours de nos 14 années d'existence.

Nos consultants SAP, qui connaissent les lois, règles et réglementations fiscales locales, ont de nombreuses années d'expérience dans l'accompagnement d'entreprises comme LORD. Nous sommes spécialisés dans les blueprints et les templates ERP personnalisés et savons comment prendre en compte les variations spécifiques à chaque pays.