Comment réussir votre passage à la facture électronique ? Les 10 conseils d’un expert en intégration SAP

L'entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique, initialement prévue en 2024, a été reportée suite à une décision prise dans le cadre de consultations régulières avec les parties prenantes. Le report permettra de garantir le temps nécessaire à la réussite de cette réforme qui est économiquement structurante.

À la suite de la mise en œuvre de cette réforme, toutes les transactions entre des entreprises assujetties à la TVA, établies en France, seront tenues d’être dématérialisées. Cette réforme sur la dématérialisation des factures vise à généraliser l’e-invoicing, c’est-à-dire l'utilisation de la facture électronique.

Cette réforme sert également à transmettre les données de facturation à l'administration fiscale. On parle alors de e-reporting.

L’implémentation d’un ERP adapté aux besoins et aux contraintes des entreprises leur permet de bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures, comme la conformité réglementaire, le gain de productivité, la réduction des coûts ou encore la sécurité des données.

Voici nos dix conseils pour vous accompagner dans cette digitalisation.

1. Comprendre la dématérialisation de la facturation et ses enjeux

   Le grand principe de fonctionnement de la dématérialisation de la facturation est de remplacer les factures papier par des factures électroniques, c'est-à-dire des fichiers numériques qui contiennent les mêmes informations et qui ont la même valeur juridique.

2. Respecter le calendrier et les modalités de la dématérialisation de la facturation selon le type de client

   Les dates butoirs et les conditions à remplir pour la dématérialisation de la facturation dépendent du type de client.

   Pour les clients publics, la dématérialisation est obligatoire depuis le 1er janvier 2020.

   Pour les clients privés, les nouvelles dates seront déterminées dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises

   Afin de respecter ces obligations, vous devrez choisir entre deux solutions : soit recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration, soit utiliser le portail public de facturation Chorus Pro.

3. Éviter les risques liés à l'absence de dématérialisation des factures

   Les risques encourus si votre entreprise ne met pas en place la dématérialisation de la facturation sont multiples : perte de temps, d'argent, de productivité, de compétitivité, de traçabilité, de sécurité ou encore de conformité. En cas de contrôle fiscal, votre entreprise peut également être sanctionnée par des amendes ou des pénalités.

   La facturation électronique et la transmission des données de facturation sont des obligations légales pour les entreprises en France. Le non-respect de ces obligations entraîne des sanctions financières :

   • Une amende de 15 € par facture non émise sous format électronique, dans la limite de 15 000 € par an ;
   • Une amende de 250 € par défaut de transmission des données de facturation, dans la limite de 15 000 € par an.

4. Vérifier la compatibilité de son outil informatique avec la dématérialisation de la facturation

   Votre outil informatique est compatible avec la dématérialisation de la facturation s'il respecte les normes techniques et juridiques en vigueur. Il doit notamment être capable de générer, d'envoyer, de recevoir, de stocker et d'archiver des factures électroniques au format XML ou PDF signé. Il doit également garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures électroniques.

5. Implémenter la dématérialisation de la facturation dans son entreprise

   Pour mettre en place ce process, vous devez suivre plusieurs étapes : réaliser un diagnostic de votre situation actuelle, choisir une solution logicielle adaptée à vos besoins, former vos collaborateurs et informer vos clients et fournisseurs, paramétrer votre outil informatique, tester le fonctionnement du processus et le déployer progressivement.

6. Identifier les acteurs impliqués dans la dématérialisation de la facturation

   Les acteurs qui mettent en place la dématérialisation de la facturation sont principalement : votre entreprise (émetteur ou récepteur des factures), vos clients (récepteur ou émetteur des factures), votre prestataire logiciel (fournisseur de la solution logicielle), votre prestataire tiers de confiance (fournisseur du service de signature électronique ou d'horodatage), et votre prestataire d'archivage (fournisseur du service d'archivage électronique à valeur probante).

   L'administration fiscale est l'autorité qui contrôle et collecte les données de facturation transmises par les entreprises. Elle met à disposition un portail public de facturation, appelé Chorus Pro, qui permet aux entreprises d'émettre, de recevoir et de transmettre leurs factures électroniques et leurs données de transactions et de paiement.

7. Estimer le coût de la dématérialisation de la facturation

   Le coût de mise en place de la dématérialisation de la facturation varie selon la taille de votre entreprise, le volume de factures que vous traitez, le type de solution logicielle que vous choisissez et les services complémentaires auxquels vous souscrivez. Il faut prendre en compte le coût d'acquisition ou d'abonnement à la solution logicielle, le coût d'installation et de paramétrage, le coût de formation et d'accompagnement, le coût de maintenance et de mise à jour, et le coût des services tiers (signature électronique, horodatage, archivage).

8. Gérer les erreurs et les litiges liés à la dématérialisation de la facturation

   Le droit à l'erreur est géré par le principe du contradictoire. Cela signifie que si vous recevez une facture électronique erronée ou incomplète, vous pouvez la refuser ou la contester auprès de votre fournisseur. De même, si vous envoyez une facture électronique erronée ou incomplète, vous pouvez la corriger ou l'annuler auprès de votre client. Il faut toutefois respecter les délais et les modalités prévus par le contrat ou par la loi.

   La solution logicielle que vous choisissez pour la dématérialisation de la facturation doit être capable de gérer les erreurs qui peuvent survenir lors de l'émission ou de la réception des factures électroniques. Ces erreurs peuvent être liées au format, au contenu, à la signature, à la transmission ou à la conservation des factures.

   La solution logicielle doit également vous permettre de corriger les erreurs en cas de besoin, en respectant les règles de conformité applicables dans chaque pays. En France, vous devez émettre une facture rectificative en cas d'erreur sur une facture électronique.

9. Assurer la sécurité et la confidentialité des factures électroniques

   Le niveau de sécurisation et de confidentialité autour de la dématérialisation est élevé. Les factures électroniques sont protégées par des mécanismes techniques (cryptage, signature électronique, horodatage) et juridiques (contrat, loi) qui garantissent leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité. Les données personnelles ou sensibles doivent être respectées conformément au règlement général sur la protection des données.

10. Récupérer et intégrer ses factures fournisseurs sous format électronique

    Vous pouvez récupérer vos factures fournisseurs sous format électronique pour les intégrer dans votre outil comptable si vos fournisseurs vous les envoient sous ce format et si votre outil comptable est capable de les traiter. Il existe des solutions logicielles qui permettent de convertir les factures papier en factures électroniques par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Il existe également des solutions logicielles qui permettent de synchroniser les factures électroniques avec votre outil comptable par le biais d'une interface ou d'une passerelle.