Comment soutenir une communication forte dans votre entreprise avec des employés à distance ?

La pandémie de COVID-19 a totalement bouleversé notre façon de vivre et de fonctionner au quotidien, et surtout, notre façon de travailler. Le travail à distance ou le télétravail ont semblé pendant un certain temps se profiler à l'horizon, mais la pandémie a fait de ce paradigme potentiel une réalité à laquelle les entreprises doivent s'adapter en mettant les bouchées doubles.

L'une des principales difficultés rencontrées par les employeurs de travailleurs à distance est de maintenir des canaux de communication ouverts et réguliers. Pour de nombreuses entreprises, l'acquisition d'un bon logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) a permis de résoudre de nombreux problèmes et de faciliter cette transition en fournissant des outils de communication améliorés, un accès transparent aux informations et un hub d'activité central. Mais même avec un bon ERP, les managers et les employeurs ont toujours besoin d'un arsenal de bons procédés et de procédures pour maintenir les meilleures pratiques. Voici les conseils que nous, chez be one solutions, avons découverts et appliquons pour soutenir une communication efficace avec nos employés.

Politiques et procédures

Nous entendons souvent dire que les employeurs ne sont parfois pas aussi prêts au changement que les employés, mais qu'est-ce que cela signifie ? Alors que les employés sont prêts et capables de s'adapter à de nouvelles circonstances (comme le télétravail, par exemple), les employeurs doivent s'occuper de la logistique, des règlements et des procédures qui accompagnent tout changement. Du point de vue de la direction, le travail à distance comporte un élément procédural, et les bonnes procédures et règlements doivent être normalisées dans toute l'entreprise.

Compréhension totale des attentes

Il ne suffit pas de disposer de bons règlements et d'un bon processus, il faut aussi qu'ils soient bien communiqués. Il est essentiel de normaliser et de communiquer clairement les attentes des travailleurs à distance ainsi que les politiques et procédures de l'entreprise.

Les attentes peuvent être résumées de plusieurs façons lors de l'accueil des nouveaux employés, de manière à ce qu'elles intéressent différents types d'apprenants et soient facilement accessibles pour ceux qui ont besoin de se remettre à niveau. Les formats de communication des procédures et des politiques peuvent inclure des infographies et des organigrammes (pour les apprenants visuels), des résumés écrits (pour les lecteurs) et des conversations pendant la formation. Les travailleurs à distance doivent savoir ce que l'on attend d'eux pour être en mesure de réussir. Dans l'ensemble, plus les choses sont claires et moins il y a d'ambiguïté, mieux c'est pour communiquer les instructions relatives aux tâches et les politiques de l'entreprise.

Contrôles réguliers

Négliger d'offrir une communication claire et opportune aux travailleurs à distance peut les laisser dans la confusion quant à ce qui se passe dans l'entreprise. De même, le fait de ne pas assurer un suivi rapide peut donner une fausse idée de la nouvelle réalité d'une situation aux employés, ce qui entraîne des frustrations et une perte de temps.

Le fait d'avoir une cadence de communication normalisée entre les employés et leurs superviseurs et entre les équipes peut faire gagner beaucoup de temps. Cet aspect du travail à distance peut être négligé car les contacts réguliers en face à face sont considérés comme allant de soi dans un bureau. Le fait de disposer d'une plateforme technologique capable d'accueillir la communication aidera à établir un bon rythme de réunions communautaires.

Engagement

Il n'est pas toujours facile de maintenir l'engagement des employés à cause de toutes les distractions que leur impose le travail à domicile. Il est tout aussi difficile de faire en sorte que les employés qui travaillent à distance se sentent connectés au cœur de l'entreprise. Les études sont également mitigées, certaines affirmant que les travailleurs à distance sont plus engagés et productifs, tandis que d'autres affirment que les travailleurs à distance sont moins engagés et plus stressés.

Bien entendu, il est tout aussi possible d'obtenir de bonnes performances et un bon engagement en travaillant à domicile, mais il faut pour cela utiliser les bonnes techniques. Les meilleures pratiques consistent à soutenir la santé et le bien-être des employés, à organiser des réunions et des rencontres virtuelles occasionnelles et à maintenir des lignes de communication ouvertes, afin que les employés se sentent écoutés.

Tous ces éléments s'entrecroisent avec les recommandations énumérées ci-dessus, mais l'engagement est inclus en tant qu'élément distinct parce qu'il s'agit du pivot qui permettra aux autres éléments de se rejoindre. Si les télétravailleurs ne sont pas engagés, la direction ne saura jamais si leurs efforts sont bien compris, et si les travailleurs ne se sentent pas engagés, ils ne seront pas aussi enthousiastes pour faire un excellent travail.

L'élément clé qui nous permet de travailler à distance est la possibilité de travailler en ligne et avec le bon logiciel. Le choix d'un système ERP adapté aux besoins de votre entreprise contribuera grandement à soutenir vos travailleurs à distance, et il existe de nombreuses options, comme be one solutions, qui offrent son expérience de configuration et d'intégration.