ระบบ ERP จะช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานได้อย่างไร

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หมายถึงกระบวนการหลักและซอฟต์แวร์ที่องค์กรต้องการเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ระบบ ERP เกี่ยวข้องกับทุกภาคส่วนของบริษัท โดยจะเป็นการนำข้อมูลต่างๆ ที่มีมารวมกันในระบบกลางและฐานข้อมูลเดียว ถือเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและเพิ่มกำไรให้กับองค์กรได้

ถึงแม้ว่า ERP จะถือเป็นซอฟต์แวร์เดียว แต่ก็มีรูปแบบที่ หลากหลาย แตกต่างกันออกไป ระบบซอฟต์แวร์ของ ERP นั้น สามารถเพิ่มหรือลบโมดูลต่างๆ ได้เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการที่แตกต่างกันของธุรกิจมากที่สุด

ระบบ ERP เดียวกันสามารถเพิ่มโมดูลที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละแผนกได้ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่เน้นขายผลิตภัณฑ์อาจจะต้องการระบบ ERP ที่ประกอบไปด้วยโมดูลของการบริหารโครงการ (Project Management) การบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management) และการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management)

โมดูลต่างๆ ที่อยู่ภายในระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจสามารถเปรียบเทียบและรวบรวมกระบวนการต่าง ๆ เพื่อนำไปปรับปรุงการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ ระบบ ERP อาจมีการพัฒนาได้อีกเมื่อธุรกิจเกิดการขยายและปรับตัวให้เข้ากับตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป การใช้งานระบบ ERP ในยุคสมัยใหม่นั้นถือเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจ ในการที่จะรักษาวิธีการทำงานที่ดีที่สุดและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานไปพร้อมๆกัน

สรุปแล้ว ระบบ ERP จะสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยรวมเพื่อให้บริษัทมีการเติบโตและประสบความสำเร็จได้อย่างไร

ระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)

ระบบ ERP มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่หลากหลาย การใช้ซอฟต์แวร์ ERPจะทำให้กระบวนการต่างๆของธุรกิจสามารถทำงานแบบได้อัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมแบบใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น ปัจจุบันบริษัทค้าปลีกใช้ระบบ AI เพื่อป้อนข้อมูลลูกค้าเข้าระบบโดยอัตโนมัติ บริษัทบัญชีใช้ในการจัดการใบแจ้งหนี้ หรือห้องปฏิบัติการชีววิทยาใช้ในการวิเคราะห์ตัวอย่าง เป็นต้น

เมื่อธุรกิจเกิดการ เติบโตและขยายตัว จนไปถึงจุดที่โปรแกรมจัดการระดับพื้นฐาน เช่น spreadsheet ไม่สามารถตอบสนองได้อย่างเพียงพออีกต่อไป การใช้ระบบ ERP จะทำให้การจัดการข้อมูลต่างๆ ของบริษัท ง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรองรับการขยายตัวของธุรกิจ

ปกติแล้วบริษัทต้องเสียต่าใช้จ่ายเกี่ยวการจ้างพนักงาน การปฏิบัติงานประจำวัน และการประสานงานด้านต่างๆ ภายในองค์กรเป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ธุรกิจค้าปลีกต้องแน่ใจว่าทุกขั้นตอนตั้งแต่กระบวนการผลิต การบรรจุหีบห่อ และการขนส่งนั้นจะต้องมีการประสานงานกันอย่างใกล้ชิดเพื่อที่จะรักษา 3-5 คำสั่งซื้อตามนโยบายขององค์กรได้

หากไม่มีระบบ ERP คอยช่วยในการเรียบเรียงข้อมูลในแต่ละระดับเพื่อจัดการกระบวนการ การจะทำสิ่งเหล่านี้ให้สำเร็จแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย เจ้าของธุรกิจอาจต้องจ้างพนักงานเพิ่มให้รองรับกับปริมาณคำสั่งซื้อที่มี หรือต้องยืดระยะเวลาในการขนส่งออกไป การจ้างพนักงานจะทำให้องค์กรต้องเสียเงินเดือนมากขึ้น ทำกำไรได้น้อยลง ส่วนการยืดระยะเวลาขนส่งอาจทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าลดลงและส่งผลในเชิงลบต่อชื่อเสียงของบริษัทได้อีกด้วย

ที่กล่าวมาเป็นเพียงแค่หนึ่งตัวอย่างที่อาจเกิดขึ้นได้เท่านั้น แต่ระบบ ERP จะทำให้ธุรกิจได้รับประโยชน์เหมือนกันในทุกๆ อุตสาหกรรม โดยระบบ ERP จะช่วยให้ธุรกิจดำเนินการต่างๆได้โดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็สามารถลดต้นทุนในการทำงานโดยไม่ต้องแลกกับการสูญเสียประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจเจริญเติบโตได้ดียิ่งขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกและการควบคุม

ระบบ ERP ช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและการควบคุมภายในองค์กร ซึ่งแสดงอยู่ในระบบที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้

ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ในการวิเคราะห์ถึงจุดอ่อนและส่วนที่ยังต้องมีการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น หากจุดอ่อนขององค์กรคือการจัดการคำสั่งซื้อจากลูกค้าที่ล่าช้า ซึ่งในระบบ ERP สามารถแสดงและแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด

แต่ในขณะเดียวกัน ซอฟต์แวร์ ERP ก็ยังสามารถแสดงถึงสิ่งที่ธุรกิจสามารถทำได้ดีด้วยเช่นกัน ทำให้ธุรกิจสามารถระบุส่วนที่ประสบความสำเร็จจากการปฏิบัติงานที่ใช้อยู่ในปัจจุบันและอาจมองเห็นโอกาสในการเติบโตผ่านทางซอฟต์แวร์ได้

ระบบ ERP ยังสามารถใช้เพื่อคาดการณ์ถึงอนาคตโดยอ้างอิงจากข้อมูลที่มีอยู่ในอดีตและปัจจุบันได้ โดยการคาดการณ์เหล่านี้จะทำให้สามารถจัดเตรียมปริมาณสินค้าคงคลังที่จำเป็นและทำการสั่งผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ได้ทันเวลาก่อนที่ฤดูกาลค้าปลีกที่แสนวุ่นวายจะมาถึง เป็นต้น

การที่ระบบ ERP สามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ได้ ทำให้ธุรกิจที่แตกต่างกัน สามารถปรับปรุงระบบให้เหมาะสมกับองค์กรของตนได้ ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเท่าใด คุณก็จะได้รับประโยชน์จากการใช้ระบบ ERP ในการลดต้นทุนการดำเนินงานโดยที่ไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือการบริการแต่อย่างใด

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่ได้จาก การใช้ระบบ SAP ในธุรกิจของคุณ โปรดทำการ ติดต่อ ไปที่บริษัท be one solutions